Transformez les communications certifiées
d’un processus manuel à un flux gouverné, traçable et sécurisé
Gérez l’envoi, la réception et tout le cycle de vie des communications certifiées – de la PEC italienne à la messagerie recommandée électronique européenne (REM) – avec une plateforme fondée sur l’IA qui classe, distribue, surveille les échéances et assure une conservation conforme. Conformité réglementaire totale, zéro tâche manuelle, visibilité complète.
Comment ça marche
Du message au processus gouverné.
L’IA intervient là où c’est nécessaire.
Un flux unique pour toutes les boîtes, tous les départements, toute la conformité.
Réception centralisée
Toutes les boîtes PEC/REM de l'organisation convergent dans un tableau de bord unique avec accès cloisonnés par fonction et boîte
Classification IA
Le modèle IA catégorise automatiquement chaque message par type, priorité et service compétent, éliminant le tri manuel
Distribution et alertes
La communication est acheminée au responsable approprié avec alertes automatiques sur échéances légales, montants et références réglementaires
Analyse et réponse assistées
L'IA génère une synthèse du message et un brouillon de réponse que l'opérateur valide avant envoi, avec une approche Human-in-the-Loop
Sécurité et anomalies
La détection du phishing et l’analyse sécurisée des pièces jointes fonctionnent en arrière-plan 24/7, avec surveillance continue des menaces et journaux complets
Conservation et piste d’audit
Chaque communication, action et workflow est conservé numériquement en toute conformité, avec recherche sémantique sur les archives historiques
Fonctionnalités
Le canal à valeur juridique, enfin intelligent
Toutes les capacités IA pour classer, distribuer, surveiller les échéances et archiver conformément les communications PEC et REM.
Tableau de bord unique avec ségrégation des accès
Toutes les boîtes PEC/REM convergent vers un point de contrôle unique. Rôles, permissions et ségrégation des accès sont définis par fonction : chaque utilisateur ne voit que son périmètre. La visibilité centralisée élimine les boîtes isolées, responsabilités non attribuées et processus informels.
- Vue unifiée sur toutes les boîtes, y compris en contexte multisociétés et multigroupe
- Ségrégation des accès par fonction, département et boîte
- Évolutif des PME aux grandes organisations, sans repenser l’architecture
Intelligence artificielle générative intégrée au processus
La plateforme intègre des capacités d’IA générative couvrant tout le cycle de vie de la communication certifiée : de la classification automatique à la génération de brouillons de réponse, de la recherche sémantique dans les archives à la détection d’anomalies et de menaces. L’IA propose, l’opérateur valide.
- Classification et routage automatiques via des modèles NLP
- Extraction des échéances, des montants et des références réglementaires avec alertes multicanales
- Synthèse automatique des messages et pièces jointes complexes
- Recherche sémantique en langage naturel dans l’archive historique
- Génération de brouillons de réponse validés par l’opérateur
- Anomaly detection et phishing detection avec sandbox des pièces jointes
- Reporting avec KPI de gouvernance, suivi des SLA et analyse des tendances
Workflows collaboratifs traçables
Les demandes d’avis au service juridique, les confirmations de conformité, les commentaires et les approbations forment un fil structuré rattaché à la communication d’origine. Aucun e-mail parallèle, aucune dispersion sur des canaux informels. Chaque interaction est tracée et reliée à la PEC initiale, avec des responsabilités explicites par utilisateur.
- Fil collaboratif structuré rattaché à chaque communication
- Implication traçable du juridique, de la conformité et des fonctions opérationnelles
- Piste d’audit complète : qui a lu, répondu, approuvé et quand
Conformité dès la conception sur cinq cadres réglementaires
GDPR, AI Act UE 2024, eIDAS 2, CAD et NIS2 ne sont pas des contrôles ajoutés en aval : ce sont des piliers architecturaux de la plateforme. La conformité fait partie de la conception, pas d’une intégration ultérieure. La conservation numérique conforme est automatique et la plateforme est agnostique vis-à-vis du provider PEC.
- RGPD : protection des données personnelles, minimisation et piste d’audit obligatoires
- AI Act UE 2024 : supervision humaine et transparence des systèmes d’IA
- eIDAS 2 : signatures électroniques et service de livraison électronique certifiée européen (REM)
- CAD : archivage numérique conforme aux exigences AgID
- NIS2 : cybersécurité intégrée, journaux de sécurité et réponse aux incidents
La comparaison
Sans et avec notre plateforme
Gestion traditionnelle
Aujourd’hui
Boîtes PEC/REM isolées et distribution manuelle
Chaque message nécessite un triage humain sans vision centralisée ni responsabilité attribuée.
Échéances légales non suivies
Délais impératifs non surveillés, notifications manquées, exposition à des conséquences juridiques et à des sanctions.
Aucune traçabilité des actions
Délais impératifs non surveillés, notifications manquées, exposition à des conséquences juridiques et à des sanctions.
Archivage non systématique
Archivage manuel, recherche lente, risque de documents non archivés conformément à la réglementation.
Processus informels et responsabilité non attribuée
La gestion des communications certifiées repose sur des pratiques individuelles sans gouvernance structurée.
Avec Digital Technologies
Demain
Tableau de bord unique et classification IA automatique
Toutes les boîtes convergent vers un point unique ; chaque communication est automatiquement acheminée au bon responsable.
Zéro échéance manquée
Extraction automatique des délais et alertes multicanales sur calendrier, Teams et e-mail.
Piste d’audit complète
Chaque action enregistrée par utilisateur, boîte et horodatage. Visibilité totale sur les KPI de processus.
Archivage conforme et recherche sémantique
Archivage automatique conforme aux exigences AgID et recherche sémantique dans l’archive historique en quelques secondes.
Processus gouverné avec responsabilités explicites
Workflows structurés, rôles définis par fonction, aucune dispersion sur des canaux informels.
Avantages
Un canal à valeur juridique enfin sous contrôle
Appliquer l’intelligence artificielle à la gestion des communications certifiées, c’est réduire la charge opérationnelle, éliminer les risques liés aux échéances et garantir la conformité sans activités manuelles.
Réduction considérable des délais opérationnels
La classification et la distribution automatiques éliminent le tri manuel, qui représente une part importante du temps consacré aux communications certifiées entrantes.
Zéro risque sur les échéances légales
L’extraction automatique des délais impératifs et le système d’alertes multicanales garantissent qu’aucune échéance légale, fiscale ou contractuelle ne soit manquée.
Conformité réglementaire garantie
GDPR, AI Act, eIDAS 2, CAD et NIS2 sont intégrés à l’architecture. La conservation numérique conforme est automatique et les archives historiques sont immédiatement accessibles pour audits, contrôles et vérifications légales.
Intégration rapide sans remplacement des systèmes existants
La plateforme est agnostique vis-à-vis du fournisseur PEC/REM et s’intègre nativement aux ERP, systèmes documentaires, Outlook et Teams sans interventions invasives sur l’écosystème applicatif existant.
Ressources
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