Machen Sie aus der Verwaltung zertifizierter
Kommunikation einen gesteuerten, nachvollziehbaren und sicheren Prozess
Verwalten Sie den Versand, den Empfang und den gesamten Lebenszyklus zertifizierter Kommunikation – von der italienischen PEC bis zur europäischen REM – mit einer KI-gestützten Plattform, die Nachrichten klassifiziert und weiterleitet, Fristen überwacht und Inhalte rechtskonform archiviert. Vollständige Compliance, keine manuellen Tätigkeiten, volle Transparenz.
So funktioniert es
Von der Nachricht zum gesteuerten Prozess.
KI greift ein, wo es erforderlich ist.
Ein einheitlicher Prozess für alle Postfächer, alle Abteilungen und sämtliche Compliance-Anforderungen.
Zentraler Eingang
Alle PEC-/REM-Postfächer der Organisation laufen in einem zentralen Dashboard zusammen, mit getrennten Zugriffsrechten nach Funktion und Postfach.
KI-Klassifizierung
Das KI-Modell kategorisiert jede Nachricht automatisch nach Art, Priorität und zuständiger Abteilung und macht die manuelle Vorsortierung überflüssig.
Weiterleitung und Warnmeldungen
Die Kommunikation wird an den zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet, mit automatischen Warnmeldungen zu gesetzlichen Fristen, Beträgen und regulatorischen Verweisen.
Unterstützte Analyse und Antworterstellung
Die KI erstellt eine Zusammenfassung der Nachricht und einen Antwortentwurf, den der Bearbeiter vor dem Versand prüft – nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip.
Sicherheit und Anomalien
Phishing-Erkennung und eine Sandbox für Anhänge laufen rund um die Uhr im Hintergrund, überwachen kontinuierlich Bedrohungen und erstellen vollständige Protokolle.
Archivierung und Audit-Trail
Jede Kommunikation, jede Aktion und jeder Workflow werden rechtskonform digital archiviert; das historische Archiv lässt sich semantisch durchsuchen.
Funktionen
Der rechtsverbindliche Kanal – endlich intelligent
Alle KI-Funktionen für die Klassifizierung und Weiterleitung, die Überwachung von Fristen und die rechtskonforme Archivierung von PEC- und REM-Kommunikation.
Einheitliches Dashboard mit getrennten Zugriffsrechten
Alle PEC-/REM-Postfächer laufen an einem zentralen Kontrollpunkt zusammen. Rollen, Berechtigungen und Zugriffsrechte werden nach Funktionen definiert: Jeder Nutzer sieht nur den eigenen Zuständigkeitsbereich. Die zentrale Transparenz beseitigt isolierte Postfächer, unklare Verantwortlichkeiten und informelle Prozesse.
- Einheitlicher Überblick über alle Postfächer – auch in Strukturen mit mehreren Gesellschaften und Unternehmensgruppen
- Getrennte Zugriffsrechte nach Funktion, Abteilung und Postfach
- Skalierbar von KMU bis zu großen Organisationen, ohne die Architektur neu zu gestalten
In den Prozess integrierte generative KI
Die Plattform integriert generative KI-Funktionen für den gesamten Lebenszyklus zertifizierter Kommunikation: von der automatischen Klassifizierung über die Erstellung von Antwortentwürfen bis zur semantischen Archivsuche und zur Erkennung von Anomalien und Bedrohungen. Die KI macht Vorschläge, der Bearbeiter prüft sie.
- Automatische Klassifizierung und Weiterleitung über NLP-Modelle
- Extraktion von Fristen, Beträgen und regulatorischen Verweisen mit Warnmeldungen über mehrere Kanäle
- Automatische Zusammenfassung komplexer Nachrichten und Anhänge
- Semantische Suche in natürlicher Sprache im historischen Archiv
- Erstellung von Antwortentwürfen zur Prüfung durch den Bearbeiter
- Anomalie- und Phishing-Erkennung mit Sandbox für Anhänge
- Berichte mit Governance-KPIs, SLA-Monitoring und Trendanalysen
Nachverfolgbare kollaborative Workflows
Anfragen an Legal, Compliance-Bestätigungen, Kommentare und Freigaben bilden einen strukturierten Thread, der mit der ursprünglichen Kommunikation verknüpft ist. Keine parallelen E-Mails, keine verstreuten Informationen über informelle Kanäle. Jede Interaktion wird nachverfolgt und der ursprünglichen PEC zugeordnet, mit klar zugewiesenen Verantwortlichkeiten je Nutzer.
- Strukturierter kollaborativer Thread, der jeder Kommunikation zugeordnet ist
- Nachverfolgbare Einbindung von Legal, Compliance und operativen Funktionen
- Vollständiger Audit-Trail: wer wann gelesen, geantwortet und freigegeben hat
Compliance by Design auf Basis von fünf regulatorischen Rahmenwerken
DSGVO, EU AI Act 2024, eIDAS 2, CAD und NIS2 sind keine nachträglich hinzugefügten Kontrollen, sondern architektonische Säulen der Plattform. Compliance ist Teil des Designs und keine spätere Ergänzung. Die rechtskonforme digitale Archivierung erfolgt automatisch und die Plattform ist vom PEC-Anbieter unabhängig.
- DSGVO: Schutz personenbezogener Daten, Datenminimierung und verpflichtende Audit-Trails
- EU AI Act 2024: menschliche Aufsicht und Transparenz von KI-Systemen
- eIDAS 2: elektronische Signaturen und europäische zertifizierte elektronische Zustellung (REM)
- CAD: rechtskonforme digitale Aufbewahrung gemäß AgID-Anforderungen
- NIS2: integrierte Cybersicherheit, Sicherheitslogs und Incident Response
Der Vergleich
Ohne vs. mit unserer Plattform
Traditionelle Abwicklung
Heute
Isolierte PEC-/REM-Postfächer und manuelle Verteilung
Jede Nachricht erfordert eine manuelle Vorsortierung – ohne zentralen Überblick oder klar zugewiesene Verantwortlichkeiten.
Nicht überwachte rechtliche Fristen
Zwingende Fristen werden nicht überwacht und Benachrichtigungen verpasst – mit dem Risiko rechtlicher Folgen und Sanktionen.
Keine Nachverfolgbarkeit von Aktionen
Ohne manuelle Prüfungen ist nicht nachvollziehbar, wer eine Kommunikation gelesen, beantwortet oder archiviert hat.
Unsystematische Archivierung
Manuelle Archivierung, langsame Suchvorgänge und das Risiko, dass Dokumente nicht rechtskonform aufbewahrt werden.
Informelle Prozesse und unklare Verantwortung
Die Verwaltung zertifizierter Kommunikation beruht auf individuellen Vorgehensweisen ohne strukturierte Governance.
Mit Digital Technologies
Morgen
Einheitliches Dashboard und automatische KI-Klassifizierung
Alle Postfächer laufen an einem zentralen Punkt zusammen; jede Kommunikation wird automatisch an den zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet.
Keine verpassten Fristen
Automatische Erkennung von Fristen und Warnmeldungen über mehrere Kanäle – Kalender, Teams und E-Mail.
Vollständiger Audit-Trail
Jede Aktion wird mit Nutzer, Postfach und Zeitstempel protokolliert. Volle Transparenz über die Prozess-KPIs.
Gesetzeskonforme Archivierung und semantische Suche
Automatische Archivierung gemäß AgID-Anforderungen und semantische Suche im historischen Archiv in wenigen Sekunden.
Gesteuerter Prozess mit klarer Verantwortung
Strukturierte Workflows, nach Funktionen definierte Rollen und keine verstreuten Informationen auf informellen Kanälen.
Vorteile
Ein rechtsverbindlicher Kanal, endlich unter Kontrolle
Der Einsatz von KI bei der Verwaltung zertifizierter Kommunikation reduziert die operative Belastung, beseitigt Risiken im Zusammenhang mit Fristen und gewährleistet regulatorische Compliance ohne manuelle Tätigkeiten.
Drastische Verkürzung der operativen Bearbeitungszeiten
Die automatische Klassifizierung und Weiterleitung machen die manuelle Vorsortierung überflüssig, die einen erheblichen Teil der für eingehende zertifizierte Kommunikation aufgewendeten Zeit beansprucht.
Kein Risiko durch verpasste gesetzliche Fristen
Die automatische Extraktion zwingender Fristen und Warnmeldungen über mehrere Kanäle stellen sicher, dass keine gesetzliche, steuerliche oder vertragliche Frist verpasst wird.
Garantierte regulatorische Compliance
DSGVO, EU AI Act, eIDAS 2, CAD und NIS2 sind in der Architektur verankert. Die rechtskonforme digitale Archivierung erfolgt automatisch und das historische Archiv ist für Audits, Kontrollen und rechtliche Prüfungen sofort zugänglich.
Schnelle Integration ohne Austausch bestehender Systeme
Die Plattform ist vom PEC-/REM-Anbieter unabhängig und lässt sich direkt in ERP-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme, Outlook und Teams integrieren – ohne invasive Eingriffe in das bestehende Anwendungsökosystem.
Ressourcen
Fachliche Einblicke und Thought Leadership
KI-Agenten in P2P, O2C und Supply Chain: von der Strategie zu konkreten Ergebnissen
Jenseits der Theorie: wie KI-Agenten Mehrwert schaffen, von der Rechnungsabstimmung bis zur Lieferantenqualifizierung.
Das E-Invoicing-Szenario in EMEA 2026–2030: Was Sie wissen müssen
ViDA, nationale Rollouts und neue Nicht-EU-Pflichten: wie man sich im EMEA-E-Invoicing-Szenario zurechtfindet.
KI-Agenten: Finanzprozesse automatisieren und CFO-Entscheidungen unterstützen
Intelligente Automatisierung, um Zeit zu gewinnen und die strategischen Entscheidungen des CFO zu beschleunigen.
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