Trasforma le comunicazione certificate
da processo manuale a flusso governato, tracciabile e sicuro
Gestisci l’invio, la ricezione e l’intero ciclo di vita delle comunicazioni certificate – dalla PEC italiana al recapito certificato europeo (REM) – con una piattaforma AI-driven che classifica, smista, monitora le scadenze e conserva a norma. Piena conformità normativa, zero attività manuali, visibilità totale.
Come funziona
Dal messaggio al processo governato.
L’AI interviene dove serve.
Un flusso unico per tutte le caselle, tutti i reparti, tutta la compliance.
Ricezione centralizzata
Tutte le caselle PEC/REM dell'organizzazione convergono in un'unica dashboard con accessi segregati per funzione e per casella
Classificazione AI
Il modello AI categorizza automaticamente ogni messaggio per tipo, priorità e reparto di competenza, eliminando il triage manuale
Smistamento e alerting
La comunicazione viene instradata al responsabile corretto con alert automatici su scadenze legali, importi e riferimenti normativi
Analisi e risposta assistita
L'AI genera una sintesi del messaggio e una bozza di risposta che l'operatore valida prima dell'invio, con approccio Human-in-the-Loop
Sicurezza e anomalie
Phishing detection e sandbox sugli allegati operano in background 24/7, con monitoraggio continuo delle minacce e log completi
Conservazione e audit trail
Ogni comunicazione, ogni azione e ogni workflow vengono conservati digitalmente a norma, con ricerca semantica sull'archivio storico
Funzionalità
Il canale a valore legale, finalmente intelligente
Tutte le capacità AI per classificare, smistare, presidiare le scadenze e conservare a norma le comunicazioni PEC e REM.
Dashboard unica con segregazione degli accessi
Tutte le caselle PEC/REM dell’organizzazione convergono in un unico punto di controllo. Ruoli, permessi e segregazione degli accessi sono definiti per funzione: ogni utente vede solo il perimetro di propria competenza. La visibilità centralizzata elimina caselle isolate, responsabilità non attribuite e processi informali.
- Vista unificata su tutte le caselle, anche in contesti multi-società e multi-gruppo
- Segregazione degli accessi per funzione, reparto e casella
- Scalabile dalle PMI alle grandi organizzazioni senza ridisegnare l’architettura
Intelligenza artificiale generativa integrata nel processo
La piattaforma integra capacità di AI generativa che coprono l’intero ciclo di vita della comunicazione certificata: dalla classificazione automatica alla generazione di bozze di risposta, dalla ricerca semantica sull’archivio al rilevamento di anomalie e minacce. L’AI propone, l’operatore valida.
- Classificazione e smistamento automatico tramite modelli NLP
- Estrazione di scadenze, importi e riferimenti normativi con alerting multicanale
- Sintesi automatica di messaggi e allegati complessi
- Ricerca semantica in linguaggio naturale sull’archivio storico
- Generazione di bozze di risposta validate dall’operatore
- Anomaly detection e phishing detection con sandbox degli allegati
- Reportistica con KPI di governance, SLA monitoring e trend analysis
Workflow collaborativi tracciabili
Richieste di parere a Legal, conferme di Compliance, commenti e approvazioni formano un thread strutturato agganciato alla comunicazione originale. Niente email parallele, niente dispersione su canali informali. Ogni interazione è tracciata e ricondotta alla PEC di partenza, con responsabilità esplicite per utente.
- Thread collaborativo strutturato agganciato a ogni comunicazione
- Coinvolgimento tracciabile di Legal, Compliance e funzioni operative
- Audit trail completo: chi ha letto, risposto, approvato e quando
Compliance by design su cinque framework normativi
GDPR, AI Act UE 2024, eIDAS 2, CAD e NIS2 non sono controlli aggiunti a valle: sono pilastri architetturali della piattaforma. La conformità è parte del disegno, non un’integrazione successiva. La conservazione digitale a norma è automatica e la piattaforma è agnostica rispetto al provider PEC.
- GDPR: protezione dati personali, minimizzazione e audit trail obbligatori
- AI Act UE 2024: Human oversight e trasparenza sui sistemi AI
- eIDAS 2: firme elettroniche e recapito certificato europeo (REM)
- CAD: conservazione digitale a norma AgID
- NIS2: cybersecurity integrata, log di sicurezza e incident response
Il confronto
Senza vs. con la nostra piattaforma
Gestione tradizionale
Oggi
Caselle PEC/REM isolate e smistamento manuale
Ogni messaggio richiede triage umano senza visione centralizzata né responsabilità attribuite.
Scadenze legali non monitorate
Termini perentori non presidiati, notifiche mancate, esposizione a conseguenze legali e sanzioni.
Nessuna tracciabilità sulle azioni
Impossibile sapere chi ha letto, risposto o archiviato una comunicazione senza verifiche manuali.
Conservazione non sistematica
Archiviazione manuale, ricerca lenta, rischio di documenti non conservati a norma.
Processi informali e responsabilità non attribuite
La gestione delle comunicazioni certificate si basa su prassi individuali senza governance strutturata.
Con Digital Technologies
Domani
Dashboard unica e classificazione AI automatica
Tutte le caselle convergono in un unico punto, ogni comunicazione è instradata automaticamente al responsabile corretto.
Zero scadenze mancate
Estrazione automatica dei termini e alerting multicanale su calendario, Teams ed email.
Audit trail completo
Ogni azione registrata per utente, casella e timestamp. Visibilità totale sui KPI di processo.
Conservazione a norma e ricerca semantica
Archiviazione automatica conforme AgID e ricerca semantica sull’archivio storico in pochi secondi.
Processo governato con responsabilità esplicite
Workflow strutturati, ruoli definiti per funzione, nessuna dispersione su canali informali.
Benefici
Un canale a valore legale finalmente sotto controllo
Applicare l’intelligenza artificiale alla gestione delle comunicazioni certificate significa ridurre il carico operativo, eliminare i rischi legati alle scadenze e garantire conformità normativa senza attività manuali.
Riduzione drastica dei tempi operativi
La classificazione e lo smistamento automatico eliminano le attività di triage manuale, che rappresentano una quota significativa del tempo dedicato alla gestione delle comunicazioni certificate in ingresso.
Zero rischio sulle scadenze legali
L’estrazione automatica dei termini perentori e il sistema di alerting multicanale garantiscono che nessuna scadenza legale, tributaria o contrattuale venga persa.
Conformità normativa garantita
GDPR, AI Act, eIDAS 2, CAD e NIS2 sono presidiati in architettura. La conservazione digitale a norma è automatica e l’archivio storico è immediatamente accessibile per audit, controlli e verifiche legali.
Integrazione rapida senza sostituzioni
La piattaforma è agnostica rispetto al provider PEC/REM e si integra nativamente con ERP, sistemi documentali, Outlook e Teams senza interventi invasivi sull’ecosistema applicativo esistente.
Risorse
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