Come funziona
Dal dato aziendale al documento consegnato. Su ogni canale, in modo automatico.
Un processo unico per la creazione, la distribuzione e il controllo di tutti i documenti aziendali.
Acquisizione dei dati
I dati necessari vengono estratti automaticamente dai sistemi aziendali (ERP, CRM, gestionali)
Composizione del documento
Il documento viene generato automaticamente con layout, contenuto e formato adattati al contesto
Selezione del canale
La piattaforma seleziona il canale di invio più adeguato (email, PEC/REM, SMS, portale, EDI, e-Invoicing, cartaceo)
Invio e distribuzione
Il documento viene consegnato al destinatario attraverso il canale selezionato, in modo automatico e tracciato
Tracciamento della consegna
Ogni invio viene monitorato con conferma di ricezione e gestione automatica dei mancati recapiti
Archiviazione e audit
I documenti inviati vengono archiviati con evidenza completa del flusso, consultabile per audit e controlli
Funzionalità
Dal dato aziendale al documento consegnato
Creazione, distribuzione e tracciamento dei documenti aziendali su ogni canale, in modo automatico e centralizzato.
Approccio end-to-end
Automatizza il ciclo di vita dei documenti aziendali con un servizio che ne governa la creazione, la distribuzione e l’invio. I documenti diventano parte di un processo tracciabile e automatizzato, indipendentemente dal formato e dal contesto di utilizzo.
- Generazione e distribuzione automatica di documenti a partire da dati aziendali
- Gestione fluida di ampi volumi di dati e documenti
- Tracciabilità end-to-end del flusso documentale
Multicanalità in ingresso e in uscita
Ricevi e distribuisci i documenti su diversi canali mantenendo un processo unico e governato. La piattaforma supporta nativamente email, comunicazioni certificate (PEC, REM), SMS, EDI, portali digital e integrazioni con sistemi esterni.
- Libertà di scelta del canale più adatto a ogni contesto
- Piena automazione del processo
- Riduzione di errori dovuti alla gestione su più strumenti
Document composition
Crea in automatico documenti chiari e pronti per la distribuzione a partire dai dati aziendali, adattando contenuti, layout e formato al contesto e al canale di invio.
- Coerenza tra dati, contenuto e formato del documento
- Adattamento automatico del documento al canale di distribuzione
Controllo centralizzato
Accentra la distribuzione dei documenti in un unico punto di controllo, superando la frammentazione tra uffici, strumenti e responsabilità. Il processo diventa più semplice da governare, monitorare e ottimizzare nel tempo.
- Eliminazione dei silos operativi e delle gestioni locali
- Maggiore controllo su flussi, stati e responsabilità
Il confronto
Senza vs. con la nostra piattaforma
Gestione tradizionale
Oggi
Composizione manuale dei documenti
Ogni documento viene preparato a mano, con rischio di errori e inconsistenze.
Invio frammentato su canali diversi
Email, PEC, posta cartacea gestite da team e strumenti separati senza visibilità unificata.
Nessuna conferma di ricezione strutturata
Impossibile sapere se il documento è stato recapitato correttamente senza verifiche manuali.
Gestioni locali e silos operativi
Ogni ufficio o BU gestisce i propri documenti in modo indipendente, senza governance centrale.
Costi elevati e poco scalabili
Più documenti significano più risorse, più strumenti e più rischio di errori.
Con Digital Technologies
Domani
Generazione automatica
Documenti generati a partire dai dati aziendali, con layout e contenuto adattati al contesto.
Distribuzione multicanale centralizzata
Un unico processo per tutti i canali, con tracciabilità e controllo end-to-end.
Tracciamento automatico
Conferma di recapito e gestione dei mancati recapiti inclusi nel flusso.
Controllo centralizzato
Un unico punto di governo su flussi, stati e responsabilità, eliminando la frammentazione.
Scalabile e a costi ridotti
Volumi crescenti gestiti con lo stesso processo automatizzato, senza aumento proporzionale di costi.
Benefici
Un’azienda più affidabile e vicina a partner e clienti
Con il nostro servizio di document distribution, la gestione dei documenti diventa un processo affidabile e coerente in ogni interazione. Documenti corretti, consegnati nei tempi e attraverso i canali giusti rafforzano la qualità del servizio.
Più produttività, meno routine
Liberando le persone da task routinari e a basso valore, il servizio migliora la produttività dei team e contribuisce a ridurre l’insoddisfazione legata a mansioni ripetitive.
Riduzione di errori e inefficienze operative
L’automazione dei flussi documentali elimina gran parte delle attività manuali responsabili di errori, ritardi e rielaborazioni. Il processo diventa più fluido, affidabile e prevedibile.
Reputation in crescita
Una distribuzione dei documenti puntuale, coerente e tracciabile rafforza l’affidabilità percepita dell’azienda. Partner, clienti e fornitori ricevono informazioni corrette, nei tempi e nei canali attesi.
Risorse
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