Transforma las comunicaciones certificadas
de proceso manual a flujo gobernado, trazable y seguro
Gestiona el envío, la recepción y todo el ciclo de vida de las comunicaciones certificadas – desde la PEC italiana al servicio europeo de entrega electrónica certificada (REM) – con una plataforma basada en IA que clasifica, distribuye, monitoriza plazos y conserva conforme. Plena conformidad normativa, cero tareas manuales, visibilidad total.
Cómo funciona
Del mensaje al proceso gobernado.
La AI interviene donde hace falta.
Un flujo único para todas las casillas, todos los departamentos, todo el cumplimiento normativo.
Recepción centralizada
Todas las casillas PEC/REM de la organización convergen en un único dashboard con accesos segregados por función y casilla
Clasificación AI
El modelo AI categoriza automáticamente cada mensaje por tipo, prioridad y departamento competente, eliminando el triage manual
Distribución y alertas
La comunicación se enruta al responsable correcto con alertas automáticas sobre plazos legales, importes y referencias normativas
Análisis y respuesta asistida
La AI genera un resumen del mensaje y un borrador de respuesta que el operador valida antes del envío, con enfoque Human-in-the-Loop
Seguridad y anomalías
Phishing detection y sandbox de adjuntos operan en segundo plano 24/7, con monitorización continua de amenazas y logs completos
Conservación y audit trail
Cada comunicación, acción y flujo de trabajo se conserva digitalmente conforme, con búsqueda semántica en el archivo histórico
Funcionalidades
El canal con valor legal, por fin inteligente
Todas las capacidades AI para clasificar, distribuir, vigilar plazos y conservar conforme las comunicaciones PEC y REM.
Dashboard única con segregación de accesos
Todas las casillas PEC/REM de la organización convergen en un único punto de control. Roles, permisos y segregación de accesos se definen por función: cada usuario ve solo su ámbito. La visibilidad centralizada elimina casillas aisladas, responsabilidades no asignadas y procesos informales.
- Vista unificada sobre todas las casillas, incluso en contextos multi-empresa y multi-grupo
- Segregación de accesos por función, departamento y casilla
- Escalable desde pymes hasta grandes organizaciones sin rediseñar la arquitectura
Inteligencia artificial generativa integrada en el proceso
La plataforma integra capacidades de AI generativa que cubren todo el ciclo de vida de la comunicación certificada: desde la clasificación automática hasta la generación de borradores de respuesta, desde la búsqueda semántica en el archivo hasta la detección de anomalías y amenazas. La AI propone, el operador valida.
- Clasificación y distribución automáticas mediante modelos NLP
- Extracción de vencimientos, importes y referencias normativas con alertas multicanal
- Resumen automático de mensajes y adjuntos complejos
- Búsqueda semántica en lenguaje natural en el archivo histórico
- Generación de borradores de respuesta validados por el operador
- Detección de anomalías y detección de phishing con sandbox de adjuntos
- Informes con KPI de gobernanza, monitorización de SLA y análisis de tendencias
Flujos de trabajo colaborativos trazables
Las solicitudes de opinión a Legal, las validaciones del área de Cumplimiento, los comentarios y las aprobaciones forman un hilo estructurado vinculado a la comunicación original. Sin correos paralelos, sin dispersión en canales informales. Cada interacción se traza y se vincula a la PEC inicial, con responsabilidades explícitas por usuario.
- Hilo colaborativo estructurado vinculado a cada comunicación
- Participación trazable de las áreas jurídica, de cumplimiento y operativas
- Audit trail completo: quién leyó, respondió, aprobó y cuándo
Cumplimiento desde el diseño en cinco marcos normativos
RGPD, AI Act UE 2024, eIDAS 2, CAD y NIS2 no son controles añadidos a posteriori: son pilares arquitectónicos de la plataforma. La conformidad forma parte del diseño, no de una integración posterior. La conservación digital conforme es automática y la plataforma es agnóstica respecto al provider PEC.
- RGPD: protección de datos personales, minimización y audit trails obligatorios
- AI Act UE 2024: supervisión humana y transparencia de los sistemas de IA
- eIDAS 2: firmas electrónicas y entrega electrónica certificada europea (REM)
- CAD: conservación digital conforme a los requisitos de AgID
- NIS2: ciberseguridad integrada, registros de seguridad y respuesta ante incidentes
La comparación
Sin vs. con nuestra plataforma
Gestión tradicional
Hoy
Casillas PEC/REM aisladas y distribución manual
Cada mensaje requiere triage humano sin visión centralizada ni responsabilidad asignada.
Vencimientos legales no monitorizados
Plazos perentorios no controlados, notificaciones omitidas, exposición a consecuencias legales y sanciones.
Sin trazabilidad de las acciones
Imposible saber quién leyó, respondió o archivó una comunicación sin comprobaciones manuales.
Conservación no sistemática
Archivo manual, búsqueda lenta, riesgo de documentos no conservados conforme a la normativa
Procesos informales y responsabilidad no asignada
La gestión de comunicaciones certificadas se basa en prácticas individuales sin gobernanza estructurada.
Con Digital Technologies
Mañana
Dashboard única y clasificación AI automática
Todas las casillas convergen en un único punto; cada comunicación se enruta automáticamente al responsable correcto.
Cero plazos perdidos
Extracción automática de plazos y alertas multicanal en calendario, Teams y correo electrónico.
Audit trail completo
Cada acción registrada por usuario, casilla y timestamp. Visibilidad total sobre los KPI de proceso.
Conservación conforme y búsqueda semántica
Archivo automático conforme a los requisitos de AgID y búsqueda semántica en el archivo histórico en pocos segundos.
Proceso gobernado con responsabilidades explícitas
Flujos de trabajo estructurados, roles definidos por función, sin dispersión en canales informales.
Beneficios
Un canal con valor legal por fin bajo control
Aplicar inteligencia artificial a la gestión de comunicaciones certificadas significa reducir la carga operativa, eliminar riesgos ligados a plazos y garantizar conformidad normativa sin actividades manuales.
Reducción drástica de los tiempos operativos
La clasificación y distribución automática eliminan las actividades de triage manual, que representan una parte significativa del tiempo dedicado a gestionar comunicaciones certificadas entrantes.
Riesgo cero en los vencimientos legales
La extracción automática de plazos perentorios y el sistema de alertas multicanal garantizan que no se pierda ningún vencimiento legal, fiscal o contractual.
Conformidad normativa garantizada
RGPD, AI Act, eIDAS 2, CAD y NIS2 están presidiados en arquitectura. La conservación digital conforme es automática y el archivo histórico es inmediatamente accesible para auditorías, controles y verificaciones legales.
Integración rápida sin sustituciones
La plataforma es agnóstica respecto al provider PEC/REM y se integra de forma nativa con ERP, sistemas documentales, Outlook y Teams sin intervenciones invasivas en el ecosistema aplicativo existente.
Recursos
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