So funktioniert es
Vom unstrukturierten Auftrag ins ERP. KI greift ein, wo es nötig ist.
Ein einheitlicher Ablauf für jeden Kanal. Kein manueller Eingriff, vollständige Rückverfolgbarkeit.
Multikanal-Empfang
E-Mails, PDFs, EDI und Portale in einem einzigen Eingangspunkt
KI-gestützte Interpretation
Die KI erkennt Inhalte, extrahiert Daten und normalisiert Informationen
Validierung
Automatischer Abgleich mit Stammdaten, Preislisten und Geschäftsregeln
Ausnahmemanagement
Anomalien und Unklarheiten werden im Ablauf mit einem intelligenten Workflow verwaltet
Erstellung im ERP-System
Der Verkaufsauftrag wird automatisch im ERP-System generiert
Nachverfolgung & Audit
Jeder Schritt ist jederzeit nachvollziehbar, einsehbar und rekonstruierbar
Funktionen
Jede Prozessphase unter Kontrolle
Vom Empfang bis zur Erstellung im ERP: Alles ist automatisiert, nachvollziehbar und unter Kontrolle.
Auftragsakquise über mehrere Kanäle
Sie erhalten Verkaufsanfragen per E-Mail, PDF, EDI und über andere unstrukturierte Kanäle – jeweils mit unterschiedlichen Formaten, Inhalten und Informationsgraden. Mit unserer Lösung erfassen Sie diese in einem einheitlichen digitalen Prozess und normalisieren die Daten. Das Ergebnis: konsistente und interoperable Informationen, die sich nahtlos in Ihre Unternehmenssysteme integrieren. So vermeiden Sie Verzögerungen und Inkonsistenzen bereits in den frühen Phasen des Prozesses.
- Zentraler Einstiegspunkt für alle Kundenaufträge
- Automatische Inhaltserkennung
- Auflösung von Mehrdeutigkeiten in den Eingabedaten
Automatisierung des Auftragslebenszyklus
Nach der Auftragserteilung gelangt die Bestellung in einen digitalen Ablauf, der ihren gesamten Lebenszyklus bestimmt. Von der Interpretation und Validierung der Anfrage bis zur Erstellung des Kundenauftrags in ERP-Systemen wird jede Phase intelligent und nachvollziehbar verwaltet, wodurch Unterbrechungen im Prozess vermieden werden.
- Durchgängiges Auftragslebenszyklusmanagement
- Vollständige Integration mit den wichtigsten ERP-Systemen
- Ausnahmemanagement innerhalb des Betriebsablaufs
Rückverfolgbarkeit und Compliance
Behalten Sie den vollständigen Überblick darüber, was wann, warum und von wem passiert. Jedes Dokument, alle Daten und jeder Prozessschritt werden lückenlos nachverfolgt und protokolliert. So behalten Sie jederzeit den Überblick über den gesamten Prozess und können die Einhaltung interner Richtlinien und Compliance-Anforderungen überprüfen.
- Punktgenaue Rekonstruktion des Auftragsprozesses
- Unterstützung bei internen Kontrollen, Audits und Compliance-Prüfungen
Analyse und Reporting in Echtzeit
Erhalten Sie einen strukturierten und stets aktuellen Überblick über Ihren gesamten Auftragsprozess. Mit leistungsstarken Analyse- und Reporting-Tools überwachen Sie Volumen, Status, Bearbeitungszeiten und Auffälligkeiten in Echtzeit und gewinnen wertvolle Erkenntnisse für eine effektive Prozesssteuerung.
- Zentraler Überblick über Bestellungen, Status und Volumina
- Erweiterte Informationssuche und -analyse
Der Vergleich
Ohne vs. mit unserer Plattform
Traditionelle Abwicklung
Heute
Manuelle Auftragseingabe
Das Team überträgt die Daten aus E-Mails und PDF-Dateien manuell in das ERP-System.
20–30 Min. pro Auftrag
Jede Anfrage erfordert manuelle Interpretation und Eingabe.
Fehler und Nacharbeiten
Unvollständige oder uneindeutige Daten blockieren den Ablauf und erzeugen Ausnahmen.
Keine Rückverfolgbarkeit
Einen Auftrag nachzuvollziehen bedeutet, E-Mails und Telefonate rekonstruieren zu müssen.
Nicht skalierbare Kosten
Mehr Bestellungen bedeuten mehr Personal, das sich um die Auftragserteilung kümmert.
Mit Digital Technologies
Morgen
Automatische Erfassung
Ein einziger Einstiegspunkt für alle Kanäle und Formate.
~2 Min. mit KI
Automatische Extraktion, Validierung und ERP-Erstellung.
Über 99 % Genauigkeit
Intelligentes, KI-gestütztes Matching von Stammdaten und Preislisten.
Echtzeit-Audit-Trail
Jeder Schritt ist nachverfolgbar, einsehbar und überprüfbar.
Skalierbar
Wachsende Volumina ohne Ausbau des operativen Teams.
Vorteile
Geschwindigkeit. Effizienz. Produktivität.
Durch die Nutzung des Potenzials intelligenter Automatisierung wird die Auftragsverwaltung schneller, sicherer und überschaubarer, bei geringeren Prozesskosten und höherer Teamproduktivität.
Schnellerer Bearbeitungszyklus
Dank Hyperautomatisierung werden Auftragserfassung, Interpretation, Validierung und Erstellung beschleunigt und durchgängig gestaltet. Das Ergebnis ist ein schnellerer und besser planbarer Verwaltungszyklus.
Zuverlässigere Prozesse
Eine strukturierte und nachvollziehbare Auftragsverwaltung sorgt für konsistente Daten im gesamten Prozess. Durch Automatisierung erhalten Unternehmen eine Informationsbasis, der sie vertrauen können.
Senkung der Prozesskosten
Durch die Reduzierung manueller Aufgaben und Ausnahmen werden die Kosten für die Auftragsverwaltung gesenkt und die Produktivität gesteigert. Effizienz entsteht nicht nur an einzelnen Stellen, sondern strukturell — und macht das Modell nachhaltig.
Ressourcen
Fachliche Einblicke und Thought Leadership
KI-Agenten in P2P, O2C und Supply Chain: von der Strategie zu konkreten Ergebnissen
Jenseits der Theorie: wie KI-Agenten Mehrwert schaffen, von der Rechnungsabstimmung bis zur Lieferantenqualifizierung.
Das E-Invoicing-Szenario in EMEA 2026–2030: Was Sie wissen müssen
ViDA, nationale Rollouts und neue Nicht-EU-Pflichten: wie man sich im EMEA-E-Invoicing-Szenario zurechtfindet.
KI-Agenten: Finanzprozesse automatisieren und CFO-Entscheidungen unterstützen
Intelligente Automatisierung, um Zeit zu gewinnen und die strategischen Entscheidungen des CFO zu beschleunigen.
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