Beschleunigen Sie Geschäftsprozesse mit schnellen, strukturierten Freigaben
Orchestrieren und automatisieren Sie End-to-End-Prozesse mit Unterstützung durch KI, die Dokumente weiterleitet, Aufgaben zuweist und Ausnahmen bearbeitet. Freigabe-Workflows, Regeln und Kontrollen sorgen für mehr Effizienz, Nachverfolgbarkeit und Governance.
So funktioniert es
Vom empfangenen Dokument bis zur abgeschlossenen Freigabe.
Alles nachvollziehbar, alles unter Kontrolle.
Konfigurierbare Workflows für jeden Geschäftsprozess mit automatischem Routing, Benachrichtigungen und voller Transparenz.
Dokumentenerfassung
Das Dokument geht per E-Mail, über einen direkten Upload oder über integrierte Systeme ein und wird automatisch auf der Plattform zentralisiert.
Klassifizierung und Routing
Die KI erkennt den Dokumenttyp und den Inhalt und leitet das Dokument automatisch an den richtigen Workflow weiter.
Start des Freigabe-Workflows
Das Dokument wird den zuständigen Nutzern gemäß den konfigurierten Regeln und der von der KI vorgeschlagenen Priorisierung zugewiesen (sequenzielle, parallele oder mehrstufige Abläufe).
Freigabe und Signatur
Jeder beteiligte Nutzer erhält eine Benachrichtigung, sieht das Dokument und gibt es frei oder signiert es direkt auf der Plattform
Ausnahmebehandlung
Bei einer Ablehnung, einer Anomalie oder einer Änderungsanfrage übernimmt die KI die Weiterleitung und schlägt auf Grundlage der definierten Regeln und der Prozesshistorie die am besten geeignete Aktion vor.
Archivierung und Reporting
Das freigegebene Dokument wird mit einem vollständigen Audit-Trail archiviert und die Prozess-KPIs werden in Echtzeit aktualisiert.
Funktionen
Schnellere, kontrollierte und messbare Freigabeprozesse
Dokumentenerfassung, konfigurierbare Regeln, integrierte Signatur und erweitertes Monitoring auf einer einzigen Plattform.
Multikanal-Dokumentenerfassung
Automatisieren Sie die Dokumentenerfassung über mehrere Kanäle und beseitigen Sie Fragmentierung und manuelle Arbeit von Anfang an.
- Direkter Upload, E-Mail oder Integration mit Drittsystemen
- Automatische Erfassung über API
- Normalisierung in einem strukturierten digitalen Workflow
Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Freigabe-Workflows
Konfigurieren Sie einfach strukturierte Workflows für jede Dokumentenart und wenden Sie Regeln, Rollen und Autorisierungsebenen an, die mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
- Anpassbare Regeln, Kontrollen und Bedingungen
- Automatisierung des Freigabe-Workflows
- Automatische Weiterleitung an die zuständigen Nutzer
Erweitertes Monitoring, Suche und Reporting
Behalten Sie mithilfe von Dashboards und messbaren KPIs jederzeit den vollständigen Überblick über den Dokumentstatus, den Fortschritt und die Prozessleistung.
- Dashboards für Echtzeit-Monitoring
- Erweiterte Suche und Anzeige von Dokumenten
- Spezifisches Reporting zu den wichtigsten Prozess-KPIs
Elektronische Signaturen und Integration in Unternehmenssysteme
Integrieren Sie jede Art von elektronischer Signatur in die Workflows und verbinden Sie die Lösung mit den bereits verwendeten ERP- und Dokumentenmanagementsystemen, um maximale Effizienz und Automatisierung zu erreichen.
- Integration mit einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen
- Anbindung an die wichtigsten ERP-Systeme (SAP, Oracle, Microsoft)
- Automatische Synchronisierung zwischen Freigabeprozess und Unternehmenssystemen
Der Vergleich
Ohne vs. mit unserer Plattform
Traditionelle Abwicklung
Heute
Unstrukturierte E-Mail-Freigaben
Dokumente werden per E-Mail zwischen mehreren Mitarbeitenden weitergeleitet – ohne klare Regeln oder Nachverfolgbarkeit.
Keine Transparenz über den Prozess
Es lässt sich nicht feststellen, wo sich ein Dokument befindet, wer es bereits eingesehen hat und wer es noch freigeben muss.
Informelle und uneinheitliche Freigaberegeln
Jedes Team verwaltet Freigaben anders, wodurch das Risiko von Fehlern steigt und eine einheitliche Governance fehlt.
Papierbasierte Signatur oder separate Tools
Signaturen werden auf Papier oder mithilfe nicht integrierter Tools eingeholt, wodurch der digitale Prozess unterbrochen wird.
Lange und unvorhersehbare Bearbeitungszeiten
Engpässe sind unsichtbar und Verzögerungen werden erst sichtbar, wenn der Prozess stockt.
Manuelle Zuweisung von Aufgaben
Dokumente werden manuell sortiert und zugewiesen. Dies führt zu Verzögerungen und birgt das Risiko einer unausgewogenen Verteilung der Arbeitslast.
Mit Digital Technologies
Morgen
Strukturierte, automatisierte Workflows
Jedes Dokument folgt einem definierten Freigabepfad mit automatischem Routing und Benachrichtigungen.
Echtzeit-Monitoring
Ein aktuelles Dashboard zeigt den Status jedes Dokuments sowie KPIs zu Bearbeitungszeiten und Engpässen.
Richtlinien werden konsistent angewendet
Regeln, Schwellenwerte und Autorisierungsebenen werden einmal konfiguriert und automatisch auf alle Prozesse angewendet.
Elektronische Signatur in den Workflow integriert
Ob einfach, fortgeschritten oder qualifiziert: Die elektronische Signatur ist ohne externe Tools direkt in den Freigabe-Workflow integriert.
Kürzere Entscheidungszeiten
Proaktive Benachrichtigungen, automatische Erinnerungen und Transparenz über Engpässe verkürzen die Freigabezeiten.
KI-gestützte Orchestrierung
Die KI weist Aufgaben zu, leitet Dokumente weiter, priorisiert Aktivitäten und bearbeitet Ausnahmen eigenständig.
Vorteile
Effizientere, kostengünstigere und vollständig gesteuerte Prozesse
Durch die intelligente Orchestrierung von Workflows verwandeln Sie fragmentierte und intransparente Prozesse in strukturierte, nachvollziehbare und messbare Abläufe.
Verkürzung der Genehmigungszeiten
Beseitigen Sie Verzögerungen und manuelle Schritte, beschleunigen Sie den Freigabeprozess und verkürzen Sie die Entscheidungszeiten bei Dokumenten und strategischen Entscheidungen.
Mehr Kontrolle und Transparenz
Verfolgen Sie den Fortschritt des Dokumentenprozesses in Echtzeit und erhalten Sie vollständige Transparenz darüber, wer welche Aktion zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat.
Intelligente Orchestrierung
Die KI automatisiert die Aufgabenzuweisung, die Weiterleitung von Dokumenten und die Ausnahmebehandlung, reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den gesamten Freigabeprozess.
Ressourcen
Fachliche Einblicke und Thought Leadership
KI-Agenten in P2P, O2C und Supply Chain: von der Strategie zu konkreten Ergebnissen
Jenseits der Theorie: wie KI-Agenten Mehrwert schaffen, von der Rechnungsabstimmung bis zur Lieferantenqualifizierung.
Das E-Invoicing-Szenario in EMEA 2026–2030: Was Sie wissen müssen
ViDA, nationale Rollouts und neue Nicht-EU-Pflichten: wie man sich im EMEA-E-Invoicing-Szenario zurechtfindet.
KI-Agenten: Finanzprozesse automatisieren und CFO-Entscheidungen unterstützen
Intelligente Automatisierung, um Zeit zu gewinnen und die strategischen Entscheidungen des CFO zu beschleunigen.
Kontaktieren Sie uns
Bereit, Ihre Freigabeprozesse zu strukturieren?
Füllen Sie das Formular aus und schildern Sie uns Ihre Herausforderungen. Einer unserer Experten wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Anforderungen zu verstehen und Ihnen zu zeigen, wie unsere Lösungen Ihre Prozesse unterstützen können.
Demo anfordern
Füllen Sie das Formular aus — wir melden uns umgehend bei Ihnen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über die Lösung wissen müssen