Archivieren Sie Steuer- und Geschäftsdokumente rechtskonform –
in Italien und weltweit
Gewährleisten Sie die rechtskonforme digitale Archivierung Ihrer Dokumente und erhalten Sie deren Integrität, Authentizität und Rechtsgültigkeit langfristig – mit einer Plattform, die an regulatorische Entwicklungen angepasst und in Ihre Systeme integrierbar ist.
So funktioniert es
Vom eingegangenen Dokument bis zur rechtskonformen Archivierung.
Automatisch, nachvollziehbar, jederzeit verfügbar.
Ein einheitliches System zum Erfassen, Prüfen, Archivieren und Abrufen von Steuer- und Geschäftsdokumenten in Italien und im Ausland.
Multikanal-Erfassung
Die Dokumente gehen per Post, über API, SFTP, E-Mail oder andere digitale Kanäle ein und werden automatisch zentral erfasst.
Erkennung und Klassifizierung
Die Plattform erkennt den Dokumenttyp, extrahiert die Metadaten und klassifiziert das Dokument gemäß den konfigurierten Regeln.
Formale Prüfung
Das Dokument wird automatisch auf Integrität, Vollständigkeit und Konformität mit den anwendbaren regulatorischen Anforderungen geprüft.
Digitale Signatur und Zeitstempel
Das Dokument wird mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen, um seinen Beweiswert langfristig zu gewährleisten.
Konforme Archivierung
Das Dokument wird in einer sicheren und rechtskonformen Umgebung aufbewahrt, wobei seine Integrität und Unveränderlichkeit gewährleistet werden.
Suche und Einsicht
Alle Dokumente lassen sich auch bei großen Mengen innerhalb weniger Sekunden suchen und aufrufen und sind für Audits vollständig nachvollziehbar.
Funktionen
Alles, was Sie archivieren – stets rechtskonform und zugänglich
Vollständige Abdeckung aller Dokumenttypen, garantierte Rechtsgültigkeit und sofortiger Zugriff auf jedes archivierte Dokument.
Multiformat- und Multikanal-Erfassung
Die Plattform empfängt und verwaltet Dokumente aus unterschiedlichen Quellen und in verschiedenen Formaten – digital oder in Papierform – und führt sie in einer strukturierten Umgebung zusammen.
- Empfang per Post sowie über API, SFTP und andere digitale Kanäle
- Unterstützung für nativ digitale und digitalisierte Dokumente
- Integration in Dokumentenmanagementsysteme und Unternehmens-Workflows
Vollständige Abdeckung aller Dokumenttypen
Die Plattform unterstützt eine breite Palette von Steuer-, Verwaltungs- und Buchhaltungsdokumenten und gewährleistet deren konsistente und rechtskonforme Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus.
- Elektronische Rechnungen und Verwaltungsdokumente (Lieferscheine, Aufträge, Verträge, zertifizierte E-Mails)
- Buchhaltungsunterlagen (Buchungsjournal, Umsatzsteuerregister, Kontenblätter)
- RENTRI-Dokumentation für das Register über Zu- und Abgänge von Abfällen
Langfristig garantierte Rechtsgültigkeit
Jedes Dokument wird einer formalen Prüfung unterzogen und mit Instrumenten versehen, die seinen Beweiswert und seine langfristige Archivierung gewährleisten.
- Formale Prüfung von Daten und Metadaten
- Anbringen einer digitalen Signatur und eines Zeitstempels
- Gewährleistung von Integrität und Authentizität auf internationaler Ebene
Suche und Monitoring
Die Plattform ermöglicht es, die Dokumentation schnell und strukturiert einzusehen, zu überwachen und nachzuverfolgen – auch im Rahmen von Prüfungen.
- Erweiterte Suchfunktion und sofortige Anzeige
- Überwachung des Status archivierter Dokumente
Der Vergleich
Ohne vs. mit unserer Plattform
Traditionelle Abwicklung
Heute
Papierarchive und unstrukturierte Ablagen
Dokumente werden in Aktenordnern, freigegebenen Laufwerken oder E-Mails aufbewahrt – ohne klare Struktur oder garantierte Rechtsgültigkeit.
Fragmentierte manuelle Verwaltung
Unterschiedliche Prozesse für Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und Verwaltungsdokumente erhöhen das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.
Langsame, schwierige Suche
Das Auffinden eines bestimmten Dokuments dauert Minuten oder Stunden, besonders bei großen Mengen.
Sanktionsrisiko bei Compliance-Verstößen
Nicht ordnungsgemäß archivierte Dokumente setzen das Unternehmen Beanstandungen und steuerlichen Sanktionen aus.
Keine Transparenz über den Status
Es lässt sich nicht feststellen, ob ein Dokument ordnungsgemäß archiviert wurde oder bestimmten Fristen unterliegt.
Mit Digital Technologies
Morgen
Konforme digitale Archivierung
Jedes Dokument wird mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel unter vollständiger Einhaltung der regulatorischen Anforderungen archiviert.
Vollständige Abdeckung auf einer Plattform
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Buchhaltungsunterlagen und RENTRI-Dokumente werden in einem einzigen System verwaltet.
Sofortsuche
Erweiterte Suche, um jedes Dokument in Sekunden zu finden – auch während eines Audits.
Regulatorisches Risiko ausgeschlossen
Die Einhaltung italienischer und internationaler Anforderungen ist gewährleistet; die Plattform passt sich automatisch an regulatorische Änderungen an.
Kontinuierliches Monitoring
Ein stets aktuelles Dashboard zeigt den Status jedes archivierten Dokuments und gibt Warnmeldungen zu Fristen und Anomalien aus.
Vorteile
Risiko reduzieren und globale Compliance stärken
Mit einem strukturierten E-Archiving-System reduzieren Sie manuelle Tätigkeiten, Ineffizienzen und Sanktionsrisiken und gewährleisten langfristig Kontinuität und Sicherheit.
Reduziertes Sanktionsrisiko
Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen in nationalen und internationalen Kontexten reduziert das Risiko von Beanstandungen und Sanktionen.
Beseitigung manueller Arbeit und Fehler
Durch die Automatisierung der Erfassung, Prüfung und Archivierung reduzieren Sie operative Ineffizienzen und minimieren Fehler, die durch die manuelle Dokumentenverwaltung entstehen.
Schneller Zugriff auf die Dokumentation
Die Such- und Abrufzeiten werden auch bei großen Dokumentenmengen erheblich verkürzt, während bei Audits und Prüfungen eine vollständige Nachverfolgbarkeit gewährleistet bleibt.
Ressourcen
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