So funktioniert es
Von den Unternehmensdaten zum zugestellten Dokument. Über jeden Kanal, automatisch.
Ein einheitlicher Prozess für die Erstellung, Verteilung und Kontrolle aller Unternehmensdokumente.
Datenerfassung
Die erforderlichen Daten werden automatisch aus den Unternehmenssystemen extrahiert, beispielsweise aus ERP-, CRM- und Warenwirtschaftssystemen.
Dokumentenerstellung
Das Dokument wird automatisch erstellt. Layout, Inhalt und Format werden an den jeweiligen Kontext angepasst.
Kanalauswahl
Die Plattform wählt den am besten geeigneten Versandkanal aus – E-Mail, zertifizierte Kommunikation (REM), SMS, Portal, EDI, E-Invoicing oder Postversand.
Versand und Verteilung
Das Dokument wird dem Empfänger automatisch und nachvollziehbar über den ausgewählten Kanal zugestellt.
Zustellverfolgung
Jeder Versandvorgang wird überwacht. Zustellbestätigungen und fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch verarbeitet.
Archivierung und Audit
Gesendete Dokumente werden mit einer vollständigen Dokumentation des Ablaufs archiviert und können für Audits und Prüfungen jederzeit abgerufen werden.
Funktionen
Vom Unternehmensdatensatz zum zugestellten Dokument
Automatische und zentrale Erstellung, Verteilung und Nachverfolgung von Unternehmensdokumenten über alle Kanäle.
End-to-End-Ansatz
Automatisieren Sie den Lebenszyklus Ihrer Unternehmensdokumente mit einem Service, der ihre Erstellung, Verteilung und ihren Versand steuert. Die Dokumente werden Teil eines nachvollziehbaren und automatisierten Prozesses – unabhängig von Format und Nutzungskontext.
- Automatische Dokumentenerstellung und -verteilung aus Unternehmensdaten
- Reibungslose Verarbeitung großer Daten- und Dokumentenvolumina
- End-to-End-Nachverfolgbarkeit des Dokumentenprozesses
Multikanal-Kommunikation im Ein- und Ausgang
Empfangen und verteilen Sie Dokumente über verschiedene Kanäle innerhalb eines einheitlich gesteuerten Prozesses. Die Plattform unterstützt standardmäßig E-Mail, zertifizierte Kommunikation (REM), SMS, EDI, digitale Portale und Integrationen mit externen Systemen.
- Freie Wahl des jeweils passenden Kanals
- Vollständige Prozessautomatisierung
- Reduzierung von Fehlern, die durch die Nutzung mehrerer Tools entstehen
Dokumentenerstellung
Erstellen Sie aus Unternehmensdaten automatisch klare und versandfertige Dokumente. Inhalt, Layout und Format werden an den jeweiligen Kontext und Versandkanal angepasst.
- Konsistenz zwischen Daten, Inhalt und Dokumentformat
- Automatische Anpassung des Dokuments an den Versandkanal
Zentralisierte Steuerung
Bündeln Sie die Dokumentenverteilung an einem zentralen Steuerungspunkt und überwinden Sie die Fragmentierung zwischen Abteilungen, Tools und Verantwortlichkeiten. Der Prozess lässt sich dadurch einfacher steuern, überwachen und kontinuierlich optimieren.
- Beseitigung operativer Silos und dezentraler Bearbeitung
- Mehr Kontrolle über Prozesse, Status und Verantwortlichkeiten
Der Vergleich
Ohne vs. mit unserer Plattform
Traditionelle Abwicklung
Heute
Manuelle Dokumentenerstellung
Jedes Dokument wird manuell erstellt – mit dem Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.
Fragmentierter Versand über verschiedene Kanäle
E-Mail, zertifizierte Kommunikation und Papierpost werden von unterschiedlichen Teams und mit getrennten Tools verwaltet – ohne einen zentralen Überblick.
Keine strukturierte Empfangsbestätigung
Ohne manuelle Prüfungen ist nicht erkennbar, ob das Dokument korrekt zugestellt wurde.
Lokale Verwaltung und operative Silos
Jede Abteilung oder Geschäftseinheit verwaltet ihre Dokumente eigenständig und ohne zentrale Governance.
Hohe und schlecht skalierbare Kosten
Mehr Dokumente bedeuten mehr Ressourcen, mehr Tools und mehr Fehlerrisiko.
Mit Digital Technologies
Morgen
Automatische Erstellung
Dokumente werden aus Unternehmensdaten erstellt. Layout und Inhalt werden automatisch an den Kontext angepasst.
Zentralisierte Multikanal-Verteilung
Ein einheitlicher Prozess für alle Kanäle mit durchgängiger Nachverfolgbarkeit und Kontrolle.
Automatische Nachverfolgung
Zustellbestätigungen und die Bearbeitung fehlgeschlagener Zustellungen sind in den Prozess integriert.
Zentralisierte Steuerung
Ein zentraler Steuerungspunkt für Prozesse, Status und Verantwortlichkeiten beseitigt die Fragmentierung.
Skalierbar und kosteneffizient
Wachsende Volumina mit demselben automatisierten Prozess – ohne proportionale Kostensteigerung.
Vorteile
Mehr Zuverlässigkeit und Nähe zu Partnern und Kunden
Mit unserem Dokumentenverteilungsservice wird die Dokumentenverwaltung in jeder Interaktion zu einem zuverlässigen und konsistenten Prozess. Korrekte Dokumente, die fristgerecht über die richtigen Kanäle zugestellt werden, stärken die Servicequalität.
Mehr Produktivität, weniger Routine
Indem der Service Mitarbeitende von wiederkehrenden Tätigkeiten mit geringem Mehrwert entlastet, steigert er die Produktivität der Teams und trägt dazu bei, die Unzufriedenheit durch sich wiederholende Aufgaben zu verringern.
Reduzierung von Fehlern und betrieblichen Ineffizienzen
Die Automatisierung der Dokumentenprozesse beseitigt einen Großteil der manuellen Tätigkeiten, die Fehler, Verzögerungen und Nachbearbeitungen verursachen. Der Prozess wird reibungsloser, zuverlässiger und besser planbar.
Stärkere Reputation
Eine pünktliche, konsistente und nachvollziehbare Dokumentenverteilung stärkt die wahrgenommene Zuverlässigkeit des Unternehmens. Partner, Kunden und Lieferanten erhalten korrekte Informationen termingerecht und über die vorgesehenen Kanäle.
Ressourcen
Fachliche Einblicke und Thought Leadership
KI-Agenten in P2P, O2C und Supply Chain: von der Strategie zu konkreten Ergebnissen
Jenseits der Theorie: wie KI-Agenten Mehrwert schaffen, von der Rechnungsabstimmung bis zur Lieferantenqualifizierung.
Das E-Invoicing-Szenario in EMEA 2026–2030: Was Sie wissen müssen
ViDA, nationale Rollouts und neue Nicht-EU-Pflichten: wie man sich im EMEA-E-Invoicing-Szenario zurechtfindet.
KI-Agenten: Finanzprozesse automatisieren und CFO-Entscheidungen unterstützen
Intelligente Automatisierung, um Zeit zu gewinnen und die strategischen Entscheidungen des CFO zu beschleunigen.
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